Debido proceso en la empresa: menos formatos, más criterio

El artículo 115 fijó un piso que antes escribía cada empresa

Antes de la reforma, el contenido del procedimiento disciplinario dependía en buena medida de lo que cada empleador hubiera redactado en su reglamento. El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y puso ese contenido en la ley.

El texto vigente exige aplicar, como mínimo, los principios de dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in idem. Y fija siete pasos: comunicación formal de la apertura, indicación escrita de los hechos, conductas u omisiones que la motivan, traslado de todas y cada una de las pruebas que los fundamentan, un término no inferior a cinco días para que el trabajador se pronuncie, controvierta y aporte pruebas, pronunciamiento definitivo motivado que identifique específicamente la causa, sanción proporcional cuando haya lugar a ella, y posibilidad de impugnar la decisión.

Tres detalles del articulado pasan desapercibidos y suelen ser los que importan. El parágrafo 1 somete el trámite al principio de inmediatez y a un término razonable, salvo que convención, laudo o reglamento fijen uno distinto. El parágrafo 5 permite adelantarlo por medios tecnológicos cuando el trabajador cuenta con esas herramientas a su disposición. El parágrafo 6 excluye del procedimiento a los trabajadores del hogar y a las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores en los términos del Decreto 957 de 2019, que solo deben escuchar previamente al trabajador respetando el derecho de defensa.

El parágrafo 4 ordenó actualizar el Reglamento Interno de Trabajo dentro de los doce meses siguientes a la vigencia de la ley. Ese plazo venció el 25 de junio de 2026.

Sancionar y despedir no son lo mismo, y confundirlos sale caro en los dos sentidos

El artículo 115 regula las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema ha sostenido de manera reiterada que el despido con justa causa no es una sanción disciplinaria y que, por regla general, no queda sometido a ese trámite, salvo cuando el propio reglamento interno, la convención colectiva o un laudo incorporan un procedimiento previo a la terminación. En ese caso el empleador queda atado a lo que él mismo escribió.

De ahí salen dos errores de signo contrario que veo con la misma frecuencia.

El primero es trasladar el procedimiento completo del artículo 115 a toda terminación, incluidas las que obedecen a causas objetivas. Eso alarga decisiones que debían ser inmediatas, debilita la inmediatez exigida para invocar la justa causa y crea expectativas procesales que después se vuelven en contra en juicio.

El segundo es despedir por una falta grave sin oír al trabajador, bajo el argumento de que el despido no es sanción. Técnicamente el argumento tiene respaldo. En la práctica, el empleador llega a la audiencia sin versión del trabajador, sin acta y sin manera de acreditar que valoró lo que este tenía para decir, frente a una carta de terminación que debe comunicar de forma clara y oportuna los motivos concretos. La oportunidad de defensa no es una formalidad del artículo 115: es lo que permite demostrar que la falta ocurrió y que la decisión no fue caprichosa.

La decisión de diseño es anterior a cualquier caso y conviene tomarla de forma consciente al actualizar el reglamento: si la empresa quiere o no someter la terminación por causas disciplinarias a un procedimiento previo escrito. Ambas respuestas son defendibles. Lo que no es defendible es tener el procedimiento en el reglamento y no cumplirlo.

Dónde se caen los procesos cuando llegan a juicio

Casi nunca por falta de formato. Se caen por cuatro cosas.

La imputación genérica. "Incumplimiento de sus funciones" no es una imputación. El artículo 115 exige indicar los hechos, conductas u omisiones concretos que motivan el proceso, por escrito. Eso significa qué pasó, cuándo, dónde y cuál numeral del reglamento o del contrato se considera infringido. Una imputación vaga impide defenderse y, cuando el juez lo advierte, la decisión que siguió queda sin soporte.

El traslado incompleto de pruebas. La norma dice todas y cada una. Si la decisión se apoya en un video, en un reporte de sistema o en el testimonio de un supervisor, esos elementos deben estar a disposición del trabajador antes de que rinda descargos, no mencionados en la citación y entregados nunca.

La decisión sin motivación propia. El pronunciamiento definitivo debe identificar específicamente la causa y explicar por qué se escogió esa sanción. Una comunicación que repite la imputación y anuncia el resultado no está motivada: solo está redactada.

La pérdida de la inmediatez. Investigaciones que empiezan seis semanas después del hecho y terminan cuatro meses más tarde transmiten que la falta no era tan grave. Cuando el asunto requiere auditoría o peritaje, lo razonable es dejar constancia de por qué el trámite tomó ese tiempo.

La consistencia entre casos es la prueba que el empleador construye sin darse cuenta

Proporcionalidad y non bis in idem son principios de la norma, no recomendaciones. El primero obliga a graduar: antigüedad, antecedentes, daño causado, reincidencia. El segundo impide sancionar dos veces el mismo hecho, y conviene recordarlo antes de llamar a descargos por una conducta que ya se corrigió con un llamado de atención escrito.

Hay un tercer criterio que no está enunciado en el artículo 115 y que decide muchos procesos: la consistencia. Dos trabajadores que cometen la misma falta en sedes distintas y reciben sanciones distintas le entregan al demandante el mejor argumento disponible, que la decisión no respondió a la falta sino a la persona. Cuando esa diferencia coincide con una condición protegida, la discusión deja de ser sobre proporcionalidad y pasa a ser sobre discriminación.

Ahí conviene mirar el artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo, al que la Ley 2466 de 2025 agregó prohibiciones expresas: despedir o presionar la renuncia por razones de carácter religioso, político, racial o étnico, y despedir o presionar la renuncia por razones de enfermedad o afectaciones a la salud mental. En la Sentencia C-081 de 2026, con ponencia del magistrado Jorge Enrique Ibáñez Najar, la Corte Constitucional retiró del numeral 10 de ese artículo la expresión que permitía exceptuar la prohibición cuando el aspecto de la vida personal del trabajador estuviera relacionado o influyera en su ejercicio laboral. La Corte sostuvo que esa excepción, de apariencia neutral, habilitaba discriminaciones indirectas, y recordó que el empleador ya cuenta con el poder disciplinario para atender el bajo desempeño.

La lectura práctica es que el desempeño se disciplina por el desempeño, con hechos verificables, y no por la vida personal que supuestamente lo explica.

Qué revisar antes de la próxima investigación

El reglamento interno, primero, porque el plazo del parágrafo 4 ya venció y porque el reglamento es la única fuente que puede fijar términos distintos a los legales. Después, el catálogo de faltas y sanciones, que en la mayoría de las empresas sigue redactado con fórmulas de los años noventa y no permite graduar nada.

Luego, quién decide. Separar a quien instruye de quien sanciona cuesta poco en una organización mediana y hace creíble el principio de imparcialidad que la norma ahora exige. Y el archivo: expedientes completos, con la constancia de traslado de pruebas, porque la prescripción de las acciones laborales es de tres años contados desde que la obligación se hace exigible, según el artículo 488 del CST modificado por la Ley 2466 de 2025, y la memoria de los testigos no dura tanto.

Una advertencia para quienes miran el parágrafo 6 con interés. La exclusión aplica a micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores y a trabajadores del hogar. La Ley 2466 de 2025 agregó el artículo 59A del CST, que prohíbe el uso fraudulento de las prerrogativas otorgadas a microempresas y pequeñas empresas para desconocer derechos laborales, con una indemnización de un día de salario por cada día de ejecución de la conducta, hasta veinticuatro meses. Fraccionar una operación para quedar por debajo del umbral es una decisión que hoy tiene precio.

El debido proceso disciplinario no se cumple comprando una plantilla. Se cumple cuando quien decide puede explicar, en una audiencia y dos años después, qué hizo el trabajador, cómo lo supo la empresa, qué dijo él al respecto y por qué esa conducta merecía esa consecuencia y no otra. Esa explicación no la produce ningún formato.